Microsoft Exchange Online คือ Mail Server ของ Micrsoft ที่ให้บริหารในรูปแบบออนไลน์ผ่าน Microsoft Office 365 โดยเป็นการให้บริการระบบอีเมล(email) สำหรับองค์กร เพื่อการติดต่อสื่อสารและการทำงานร่วมกันของพนักงาน รวมไปถึงบุคคลภายนอก โดยการเชื่อมต่อผ่านระบบอินเตอร์เน็ต (Internet) ซึ่งจะต้องมีเครื่องมือเชื่อมต่อไปยัง Microsoft Exchange เพื่อให้สามารถเปิดอีเมล์ ขึ้นมาอ่านได้ ได้แก่ Microsoft Outlook, Web Browser ทั่วไปเช่น Internet Explorer, Google Chrome เป็นต้น
ข้อดีการใช้งาน Microsoft Exchange Online
- สามารถใช้งานได้จากทุกที่ ทุกเวลา แม้จะอยู่นอกสำนักงาน
- ไม่จำกัดอุปกรณ์การเชื่อมต่อ สามารถทำงานผ่านอุปกรณ์ที่มีความหลากหลาย ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ (PC), โน้ตบุ๊ค (Notebook), โทรศัพท์มือถือ (Mobile), Tablet, คอมพิวเตอร์มือถือ หรืออุปกรณ์ใหม่ที่จะออกสู่ตลาดในอนาคต
- ผู้ดูแลสามารถควบคุมและกำหนดการใช้งานได้ตามต้องการ ผ่าน Web Browser
- สามารถเลือกใช้งานแอพพลิเคชั่น (Application) แบบ Desktop (MS Outlook) และแบบ Web Base ได้แก่ Outlook Web App (OWA) และ Outlook Mobile Access (สามารถหาดาวโหลดได้ฟรีผ่าน App Store)
- รองรับ Browser ได้แก่ Internet Explorer, Chrome, Firefox และ Safari
- สามารถแบ่งปันปฏิทิน และตารางนัดหมายให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้
- เพิ่มประสิทธิผลการทำงานของบุคคลากรภายในองค์กร เช่น ในโครงการต่างๆ ผู้ใช้งานสามารถทำงานร่วมกันได้ สามารถติดตามเคลื่อนไหวของทีมงานได้อย่างรวดเร็ว
- มั่นใจด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) ขององค์กร โดย Microsoft เป็นผู้ดูแลจัดการระบบ Server ให้
- ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการลงทุน เช่น เครื่องเซิร์ฟเวอร์ (Server), ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาเครื่องเซิร์ฟเวอร์ (Server)
- ป้องกันความผิดพลาดจากการส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทางที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยการตรวจสอบและป้องกันข้อมูลสำคัญไม่ให้การรั่วไหลของข้อมูล***
- สามารถกู้ข้อมูลอีเมล์ (email) ที่ถูกลบออกไปได้***