Microsoft 365 คือ การใช้บริการโปรแกรมการจัดการงานด้านเอกสาร หรือที่เราคุ้นเคยกันดี คือ Microsoft Office แบบออนไลน์นั่นเอง และ Microsoft 365 ได้มีการรวม Application Microsoft Office บน Desktop เป็นเวอร์ชันล่าสุดไว้ด้วย (ทำไมถึงใช้คำว่าล่าสุด เพราะว่า Microsoft 365 ทุกครั้งที่มีการ Update โปรแกรม Microsoft 365 จะมีการ Update โปรแกรมโดยอัตโนมัติ)
Microsoft 365 มีการเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานโปรแกรม Microsoft Office บนเครื่องคอมพิวเตอร์เปลี่ยนไปใช้งานโปรแกรม Microsoft Office บน Cloud โดยสามารถใช้งานโปรแกรม Microsoft 365 ได้บนทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่อ Internet ได้แก่ Computer, Notebook, Mobile, Tablet ฯลฯ ไม่จำเป็นต้องติดต้องโปรแกรม Microsoft Office ลงในเครื่องนั้นก็สามารถใช้จัดการงานเอกสารได้ และไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถใช้งาน Microsoft 365 ได้ ไม่ต้องกังวลเรื่อง Font เปลี่ยน หรือ Format เลื่อนอีกต่อไป
ในส่วนของการใช้งาน Microsoft 365 แบบ Desktop ได้มีการรวบรวมโปรแกรม Microsoft Office ไว้ด้วยกัน จึงทำให้สามารถทำงานแบบ Offline ได้ และเมื่อมีการเชื่อมต่อ Internet สามารถทำการซิงค์ข้อมูลต่างๆ โดยอัตโนมัติ อีกทั้งเมื่อโปรแกรม Microsoft 365 มีการ Update จะทำการ Upgrade ให้โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่มีการเชื่อมต่อ Internet จึงทำให้ผู้ใช้งานมีเครื่องมือการทำงานที่มีใหม่ล่าสุดอยู่เสมอ โดยวิธีการติดตั้งครั้งแรกของ Microsoft 365 จะใช้การ Stream ลงเครื่องที่เรียกว่า Click to Run โดยระหว่างที่ติดตั้งไปผู้ใช้ก็สามารถใช้งาน Office ไปพร้อมๆ กันได้ ทำให้ได้รับความสะดวก รวดเร็ว และไม่เสียเวลา
โดยมีรูปแบบการคิดค่าบริการจะเปลี่ยนไปจากเดิม ซึ่งแต่เดิมต้องมีการซื้อ License ตามจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ลงโปรแกรม Microsoft Office แต่ Microsoft 365 จะคิดค่าบริการตามจำนวนผู้ใช้งานจริงในองค์กร และตามเกณฑ์การสมัครใช้งานรายเดือน หรือรายปี โดยเรียกค่าบริการรูปแบบนี้ว่าค่าเช่าใช้บริการ ลักษณะจะคล้ายๆ กับที่เรามีการจ่ายค่าบริการ High Speed Internet, ค่าบริการเครือข่ายสัญญาณมือถือ หรือค่าบริการเคเบิลทีวี เป็นประจำทุกเดือนนั่นเอง ซึ่งทำให้มีความยืดหยุ่นต่อองค์กร คือ สามารถวางแผนในการบริหารค่าใช้จ่ายทางด้าน Software อีกทั้งยังช่วยลดต้นทุนให้กับองค์กรอีกด้วย
Microsoft 365 ประกอบด้วย
- Office Professional Plus
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- InfoPath
- Access
- SharePoint Online
- Exchange Online
- Lync Online
- Yammer